Ibland händer det att en verksamhet som upphandlar konsulttjänster överväger ett ramavtal som har förnyad konkurrensutsättning som avropsmodell. Vissa leverantörer anser dock att denna modell inte fungerar så bra i praktiken och överväger därför att inte vara med på denna typ av avtal. Magnus Josephson, upphandlingsjurist på Magnus Josephson AB, och tillika verksam som Karnov Kommuns expert gällande offentlig upphandling, ger råd om hur man ska gå tillväga för att hitta en bättre lösning.
Mitt korta svar är att ju mer komplicerat och ju mindre lönsamt ett avrop är desto större risk att det inte kommer några svar på avropet. Svårare än så är det inte. Mitt råd är att man diskuterar detta innan upphandlingarna och kommer med konkreta förslag på hur man skulle vilja att det fungerade. Berätta det för dem leverantörer det finns intresse av, t.ex. i en RFI eller på leverantörsträffar. Kom inte bara med allmänna önskemål om ”ökad enkelhet”. Visa hur er verksamhet vill att det ska se ut och hur ni tänker och agerar vid ett avrop – låt sedan leverantörerna uttrycka hur de anser att det ska se ut. Ju större medvetenhet som finns om varandras utgångspunkter desto bättre lösningar kommer att hittas.
Vid ramavtal för just konsulttjänster behöver man som beställare ofta snabbt få en lösning levererad, det kan vara inom ett par dagar upp till en vecka. Att då dra igång en process där köparen först måste göra ett underlag, sen låta leverantörerna lägga ner flera dagars arbete på att skriva svar och dessutom gärna komma på intervju blir onödigt ineffektivt. Om det sedan blir en överklagan så kan hela syftet med förfrågan gå förlorad. Jag känner till många situationer där köparna inte orkar genomföra processen ordentligt men de klarar sig eftersom leverantörerna inte orkar överklaga – de har fullt upp med att hitta folk till alla andra avrop.
En annan aspekt av just konsultköp är att det finns två typer av konsulter: resurskonsulter (”armar och ben”) för enklare uppgifter samt specialister som besitter kunskaper som köparen inte har. Ett sätt att lösa problemen vore att ha enklare avrop för resurskonsulter, säg att det ska ta max fem minuter att fylla i ett svar. För specialisterna bör man ha ett annat formulär som fokuserar på förmågan att lösa uppdraget, men det ska inte behöva ta mer än en timme att fylla i. Då har man frigjort tid för intervjuer som ofta är den viktigaste pusselbiten när man väljer mer avancerade konsulter. En intervju tar normalt mellan 60 – 90 minuter. Så max en halv dags tid för att lämna anbud kan vara ett gemensamt mål.
Inför skapandet av ett ramavtal ska köparen därför överväga hur svårt det ska vara att förbereda och genomgöra ett avrop, att lämna anbud och att välja leverantör. Ska avtalet ha en eller flera leverantörer? Hur många steg ska krävas för ett avrop/anbudssvar?
Om man inte skapat rätt förutsättningar finns en klar risk för merarbete som kan göra avtalet olönsamt för båda parter. Upphandlingsavdelningen upplevs som en stor bromskloss när hela syftet med ramavtalet var att få snabba avslut. Det kan ibland leda till att beställarna till slut ”rundar” inköp för att komma igång snabbare med processen. Man bara väljer den man vill ha och hoppas på det bästa.
Ytterligare en sak som man som köpare ska fundera på är om det kanske skulle räcka med en (1) leverantör för ramavtalet, då försvinner mycket av administrationen kring förnyad konkurrensutsättning. Detta ska dock bara tillämpas som lösning för mindre avtal på lokal eller regional nivå. De stora rikstäckande ramavtalen skulle vara alltför konkurrensbegränsande om de bara hade en leverantör. Ytterligare ett alternativ är man inom vissa nischer har företag som är nätverksförmedlare av konsulter. En slags konsultmäklare. Det frigör tid och ger stor valfrihet för er som köpare. Att gå mot mer flexibla avtal är en trend inom många sektorer och kan vara en bra lösning även för konsultköp.
Magnus Josephson, upphandlingsjurist (Magnus Josephson AB) och Karnov kommuns expert gällande offentlig upphandling. Karnov Kommun tillhandahåller juridisk expertis till Sveriges kommuner.
